(Hata + İade + Stok Karmaşası)
Kuyumculukta en sık küçümsenen ama en çok maliyet üreten sorunlardan biri ürün isimlendirme dağınıklığıdır. Aynı ürünün tezgâhta, stokta ve belgede farklı isimlerle anılması; ilk bakışta masum bir pratik gibi görünür. Oysa bu alışkanlık, zamanla hata oranını yükselten, iade süreçlerini tetikleyen ve stok yönetimini körleştiren bir zincir reaksiyon yaratır.
Bu yazı, etiket ve barkod standardının neden artık bir “düzen tercihi” değil, operasyonel zorunluluk olduğunu; aynı ürünün üç farklı isimle satılmasının gizli bedellerini net biçimde ortaya koyar.
Sorun Nerede Başlıyor?
Aynı ürün için şu tablo sıkça görülür:
- Tezgâhta: “22 ayar bilezik”
- Stokta: “Ajda”
- Belgede/Faturada: “Bilezik – 22K”
Ürün aynıdır. İsimler farklıdır.
Bu fark, ilk satışta sorun çıkarmayabilir. Ancak süreç ilerledikçe hata üretmeye başlar. Çünkü sistemler ve insanlar aynı ürünü aynı şey sanmaz.
Operasyonel Hatalar
İsimlendirme tutarsızlığı, günlük iş akışında küçük ama sürekli hatalara yol açar:
- Yanlış ürün teslimi
- Yanlış ürün etiketi
- Yanlış stok düşümü
- Yanlış fatura satırı
Bu hatalar tek tek küçük görünür. Ancak tekrar ettikçe operasyonel yorgunluk yaratır ve “nasıl oldu?” sorusunu artırır. Hata, ürünün kendisinde değil; ürünün nasıl adlandırıldığında oluşur.
İade ve İtiraz Süreçleri
Müşteri iade veya değişim istediğinde ilk bakılan şey şudur:
“Bu ürün, kayıtlardaki ürün mü?”
İsimler uyuşmuyorsa tartışma başlar:
- “Bu benim aldığım ürün değil”
- “Etikette böyle yazmıyordu”
- “Faturada başka isim var”
Sorun ayar ya da gram değil; tanım uyuşmazlığıdır.
Bu uyuşmazlık, müşteri gözünde güveni zedeler çünkü anlatım ile belge aynı dili konuşmaz.
Stok Karmaşası ve Yanıltıcı Rakamlar
Aynı ürün üç isimle stokta yer alıyorsa:
- Gerçek stok miktarı net görünmez
- Hangi ürünün hızlı döndüğü yanlış okunur
- Yeniden sipariş kararları hatalı alınır
Bu durum “stok var” sanılan ürünün aslında bitmiş, “bitmiş” sanılan ürünün ise fazla olmasına yol açar. Stok karmaşası, yalnızca sayısal değil; stratejik bir körlük üretir.
Neden Bu Kadar Yaygın?
Bu sorun genellikle şu nedenlerle normalleşir:
- Usta–tezgâh dili ile muhasebe dili farklıdır
- Yıllardır kullanılan isimler sorgulanmaz
- “Herkes böyle yapıyor” refleksi devrededir
- Etiket, barkod ve fatura ayrı ayrı düşünülür
Ancak koşullar değişmiştir. Bugün kayıt, iz ve açıklama birlikte çalışmak zorundadır.
Çözüm: Tek Ürün, Tek İsim, Tek Kod
Etkili çözüm karmaşık değildir; disiplinlidir.
1) Ana Ürün Adı Belirleyin
Her ürün için tek bir ana isim olsun.
Tezgâh dili, stok adı ve fatura bu isimle uyumlu çalışsın.
2) Barkod = Ürün Kimliği
Barkod yalnızca fiyat etiketi değildir.
Ürünün kimliğidir. Aynı barkod, her yerde aynı ürünü temsil etmelidir.
3) Alt Tanımlar İsim Değil Özellik Olsun
“Ajda”, “Burma”, “Hasır” gibi ifadeler ürün adı değil; özellik olarak konumlanmalı.
Örnek:
Bilezik – 22 Ayar / Model: Ajda / Gramaj: X
4) Tek Satır Kayıt Disiplini
Satış, iade ve stok hareketlerinde aynı ürün adı kullanılsın.
Kısa ama tutarlı bir satır, uzun tartışmaları önler.
Bu Standart Ne Kazandırır?
- Hata oranı düşer
- İade ve itirazlar azalır
- Stok görünürlüğü netleşir
- Yeni personel daha hızlı uyum sağlar
- Müşteri karşısında açıklama gücü artar
En önemlisi: Sürprizler azalır.
Aynı ürünün üç isimle satılması, hız kazandırmaz; gizli maliyet üretir.
Bu maliyet:
- zamanla,
- tekrarlarla,
- küçük hataların birikimiyle
ortaya çıkar.
Kuyumculukta gerçek düzen; rafları değil, tanımları düzene sokmakla başlar.
Etiket ve barkod standardı bir bürokrasi değil; mesleki sigortadır.
Sessiz güç burada başlar:
Tek ürün, tek isim, tek kod.
Netlik arttıkça sorunlar kendiliğinden azalır.
