POS – Havale – Kapora Süreçlerinde En Çok Kaçan 5 Detay
Kuyumculukta nakit kullanımının azalması bir tercih değil, zorunlu bir dönüşüm. POS, havale/EFT ve kapora; artık istisna değil günlük tahsilatın omurgası. Ancak bu dönüşüm, beraberinde yeni bir risk alanı doğuruyor: tahsilat disiplini.
Sorun genellikle “para gelmedi” noktasında değil; para geldi ama yanlış şekilde geldi noktasında başlıyor.
Aşağıda, POS–havale–kapora süreçlerinde en sık kaçan ve zamanla büyük sorunlara dönüşen 5 kritik detay yer alıyor.
1) POS Tahsilatında “Gün Sonu” Varsayımı
POS’tan çekilen her işlem otomatik olarak tahsil edilmiş sayılıyor.
Oysa kritik soru şudur:
Bu işlem hangi gün, hangi tutarla ve hangi hesapta kapandı?
En sık yapılan hatalar:
- Gün sonu alınmadan işlem tamamlandı sanmak
- İptal/iadeye düşen işlemi fark etmemek
- Komisyon ve vade farkını satışla birebir sanmak
Kâğıt üzerinde tahsilat var, kasada yok.
Bu fark geç fark edildiğinde “küçük sapma” değil, toplu kayıp olarak ortaya çıkar.
2) Havale/EFT’de Açıklama Alanını Boş Geçmek
Havale geldiğinde çoğu zaman tek bakılan şey tutardır.
Oysa açıklama yoksa şu sorular cevapsız kalır:
- Bu ödeme hangi işlem içindi?
- Alım mı, satış mı, kapora mı?
- Hangi ürünle eşleşiyor?
Açıklamasız gelen her para, ileride yorumlanmak zorunda kalan paradır.
Bu yorum ihtiyacı da:
- müşteriyle tartışma,
- kayıt karmaşası,
- yanlış kapatma
üretir.
3) Kaporayı “Niyet” Sanıp Süreçleştirmemek
Kapora çoğu zaman iyi niyet göstergesi gibi görülür.
Oysa kapora, niyet değil yarım işlemdir.
En sık kaçan noktalar:
- Kaporanın hangi ürüne ait olduğu yazılmıyor
- İade/iptal şartı netleştirilmiyor
- Süre belirtilmiyor
Birkaç gün sonra şu cümle gelir:
“Ben vazgeçmiştim ama kaporayı geri alacaktım.”
Sorun kapora almakta değil; kaporayı tanımlamamakta çıkar.
4) Parçalı Tahsilatlarda Tek İşlem Varsayımı
POS + havale + nakit…
Aynı satışın üç farklı kanaldan kapandığı çok olur.
Risk şurada başlar:
- Tüm tahsilatlar tek işlem gibi düşünülür
- Ara kayıt yapılmaz
- Bir kanal eksik kaldığında fark edilmez
Bu durumda:
- müşteri “ödemiştim” der,
- kayıt “eksik” görünür,
- tartışma başlar.
Parçalı tahsilat, parçalı kayıt ister.
Aksi halde görünmez açıklar oluşur.
5) Tahsilatı Satıştan Sonra Kontrol Etmek
En kritik hata budur.
Tahsilat çoğu zaman satıştan sonra kontrol edilir.
Oysa doğru sıra şudur:
Satış → Tahsilat → Teslim
Teslim edilmiş ama tahsilatı tam netleşmemiş her işlem:
- geri dönüşü zor,
- savunması zayıf,
- riski yüksek
bir alan yaratır.
Bu risk çoğu zaman fark edilmez çünkü sorun hemen çıkmaz.
Tahsilat Disiplini Neyi Değiştirir?
Doğru kurulan tahsilat disiplini:
- kasa–banka farkını azaltır
- müşteri itirazlarını düşürür
- gün sonu stresini ortadan kaldırır
- “para nerede?” sorusunu bitirir
En önemlisi:
satışı değil, süreci güvenli hale getirir.
Kuyumculukta nakit azalırken risk azalmaz; şekil değiştirir.
POS, havale ve kapora; doğru yönetilmezse kolaylık değil, sessiz risk üretir.
Bugün fark yaratan şey:
- daha çok satış yapmak değil,
- tahsilatı net, izlenebilir ve savunulabilir kılmaktır.
Tahsilat disiplini bir muhasebe detayı değil;
mesleki güvenin finansal omurgasıdır.
Sessiz güç burada başlar.
Net etki, gün sonunda kendini gösterir.
